El paso que doy para limpiar mi bandeja de entrada cada mes de enero

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Ahora mismo, estoy aquí sentada radiante porque mi bandeja de entrada está vacía. ¿De verdad? ¿He leído y respondido a todos los mensajes? Pues no. No soy una persona de "bandeja de entrada cero". Mira este vídeo rápido si no tienes ni idea de lo que significa.

Antes de retomar el control, tenía 409 correos sin leer. Pero tengo un truco para empezar cada año haciendo borrón y cuenta nueva. ¡Tú también puedes hacerlo!

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Limpia tu bandeja de entrada

Podrías intentar ordenar tus correos electrónicos en un laberinto de carpetas, pero ¿quién tiene tiempo para eso? He aquí una solución sorprendentemente fácil para empezar bien el nuevo año: Archiva tu bandeja de entrada. Es como una varita mágica para tu desorden digital.

¿Qué es archivar correos electrónicos? Imagínatelo: Una bóveda digital donde se almacenan de forma segura todos los correos electrónicos que has enviado o recibido, con sus archivos adjuntos. Ya no tendrás que desplazarte sin parar por una bandeja de entrada atestada.

Entonces, ¿estás preparado para vencer a la hinchazón del correo electrónico? Aquí tienes una guía rápida para dominar tu bandeja de entrada con el poder del archivado.

Archivar tu bandeja de entrada es la forma más rápida de aliviar tu carga de correo electrónico al entrar en el nuevo año. (Ilustración fotográfica de Thomas Trutschel/Photothek vía Getty Images)

Pasos para archivar correos electrónicos en Gmail

• Abre tu cuenta de Gmail en un ordenador y haz clic en la carpeta Bandeja de entrada de la izquierda.
• Encima de tus correos electrónicos, hay una casilla vacía. Haz clic en la pequeña flecha que hay junto a ella y elige Todos para que las conversaciones aparezcan visibles en tu pantalla.
• Para seleccionar todos los correos, haz clic en Seleccionar todas las conversaciones [número] de la Bandeja de entrada y, a continuación, pulsa el icono Archivar. (Parece una carpeta con una flecha apuntando hacia abajo).

Gmail tardará algún tiempo en procesar tu solicitud, así que ten paciencia. Puede que tengas que hacer este paso varias veces para conseguirlo todo.

Cuando hayas archivado un mensaje, puedes pulsar Todo el correo a la izquierda, debajo de "Bandeja de entrada" y de tus otras carpetas de correo, para encontrarlo. Busca por un término que sepas que estaba en el correo o por el remitente.

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¿Usas Apple Mail? Esto es lo que hay que hacer

• Abre la app Mail en tu Mac. Busca en tu bandeja de entrada o en otras carpetas y encuentra los correos que quieras guardar. Haz clic en un correo electrónico para seleccionarlo o, si tienes muchos, mantén pulsada la tecla Cmd y haz clic en cada uno de los que quieras archivar.
• ¿Tienes un botón de Archivo (parece un pequeño recuadro) en tu barra de herramientas? Haz clic en él y listo. ¿No tienes botón? Haz clic en Mensaje en la parte superior, y luego elige Archivar en el menú desplegable. Como atajo, pulsa Ctrl + Cmd + A para enviar esos correos directamente a tu archivo.
• Para ver tus correos archivados, dirígete a la carpeta Archivo en la barra lateral, debajo de "Buzones". ¿Tienes más de una cuenta de correo electrónico? Cada una tiene su propia carpeta "Archivo".

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Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook

Outlook no pone los mensajes archivados en una carpeta separada. En su lugar, irán directamente a un archivo de datos al que puedes acceder cuando quieras.

• Selecciona Archivo > Herramientas de limpieza > Archivar y, a continuación, pulsa Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas. Elige la carpeta que quieras archivar (en este caso, tu bandeja de entrada).
• En Archivar elementos anteriores a, introduce una fecha. Por ejemplo, puede que quieras archivar todo lo anterior a 2012. Luego, marca la casilla que dice Incluir elementos con "No archivar automáticamente". Haz clic en Aceptar y listo.

Verás que los correos electrónicos desaparecen de tu bandeja de entrada y de tus subcarpetas. Encuéntralos de nuevo en el apartado "Archivos".

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Puedes archivar correos electrónicos en GMail, Outlook e incluso Yahoo. (Foto de Peter Dazeley/Getty Images)

¿Tienes un correo de Yahoo? Esto es lo que tienes que hacer

• Mantén el ratón sobre Bandeja de entrada en el panel izquierdo y haz clic en la flecha desplegable que aparece. Entre las opciones, selecciona Limpiar la bandeja de entrada.
• Aparecerá una ventana emergente. Elige Archivar correos electrónicos. Ten cuidado, esto puede tardar un rato.

¿Quieres sacar un mensaje del archivo? Abre la carpeta "Archivo", pulsa en el correo electrónico que quieras y selecciona Restaurar a bandeja de entrada.

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¿Te preocupa haberte perdido algo? 

Archivar no es lo mismo que borrar. Es como meter cosas en una caja de almacenamiento. Aunque archives correos electrónicos, pueden ser citados para casos legales. No doy asesoramiento jurídico, así que consulta a un abogado si tienes alguna duda.

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