Conviértete en un profesional de Google Workspace y Microsoft Office

Google Workspace y Microsoft Office están hechos para la productividad, y funcionan aún mejor cuando sabes realmente lo que estás haciendo. 

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A continuación te presento un puñado de los mejores trucos que he aprendido tras años utilizando este software. Tal vez puedan desbloquear algo de tiempo extra en tu día.

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Copia y pega el formato: Has elegido la fuente, el tamaño y el espaciado perfectos. Ahora cópialo en todo tu documento (u hoja de cálculo o presentación). Selecciona el texto y haz clic en el icono del rodillo de pintura de la barra de herramientas. Haz clic y arrastra sobre el texto que quieras transformar. ¡Listo!

Retrocede: Tres personas y 12 versiones después, estás totalmente perdido editando un documento de Google Doc. Vuelve sobre tus pasos abriendo Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones. Elige un momento a la derecha y verás quién hizo qué (¡y cuándo!). Por otro lado, a menos que guardes el documento como uno nuevo con un nombre de archivo diferente, todo el mundo podrá ver tus ediciones.

Di las cosas como son: Dicta texto en lugar de escribirlo para ahorrar tiempo o dar un respiro a tus muñecas. No necesitas comprar nada nuevo; está todo integrado. En un documento de Google Docs, abre Herramientas > elige Dictado por voz. En Word, ve a Inicio > Dictar. Para tu información, puedes utilizar comandos como "punto" y "coma" para la puntuación y "nuevo párrafo" y "nueva línea" para el formato.

Acaba con las distracciones: He aquí un truco de Word para centrarte en tu texto y en nada más. Abre la pestaña Ver del menú y haz clic en Enfocar. Presto, todo excepto el documento desaparece y te encuentras en una vista a pantalla completa. Mueve el cursor a la parte superior de la pantalla o pulsa Esc cuando estés listo para volver a distraerte.

CÓMO CONSEGUIR COSAS BARATAS (PARA QUEDÁRTELAS O REVENDERLAS)

Congelar marco: En Excel, ayuda a mantener fijos los encabezados de columna y fila mientras te desplazas por hojas de cálculo grandes. Selecciona la celda donde empiezan los datos reales y, a continuación, haz clic en el menú Ver > Congelar paneles.

Compartir es cuidar: Este es perfecto para cuando quieres compartir un documento de Google Doc como plantilla pero no quieres que otras personas se metan en tu archivo. Haz clic en Compartir, luego cambia la configuración del enlace a Cualquiera con el enlace y elige Editor. Antes de pulsar "Enviar", sustituye el texto de la URL que dice "editar" por "plantilla/vista previa". Así obligarás a los destinatarios a hacer sus propias copias y ediciones, dejando tu original bajo tu pleno control. ¡Muy inteligente!

¿Qué palabra es ésa? En Word y Docs, haz clic con el botón derecho en una palabra y elige Definir para averiguar su significado. Incluso puedes obtener orientación sobre la pronunciación. Hazlo antes de tu gran presentación, ¿vale?

Un atajo que utilizarás siempre

TRUCOS PARA AHORRAR TIEMPO CON EL TECLADO

Éste es tan bueno que merece un poco más de espacio. Hay una forma fácil de abrir un nuevo archivo de Google Doc, la versión de Google de un documento de Word. Lo mismo ocurre para abrir una nueva Hoja de Google (la versión de Google de Excel). 

Incluso puedes utilizarlo para abrir Google Calendar con una nueva entrada de calendario en blanco para que la rellenes, lo que es más rápido que revisar tu propio calendario o Google Drive.

En primer lugar, asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Google. A continuación, abre el navegador Chrome y escribe el nombre de una aplicación de Google seguido de ".new" en la barra de URL del navegador.

Aquí tienes una lista práctica como referencia. Puedes utilizar cualquiera de los siguientes atajos para cada aplicación:

• Google Docs: documento.nuevo, docs.nuevo, doc.nuevo
• Hojas de cálculo de Google: hoja.nueva, hojas.nuevas, hoja.nueva
• Google Slides: presentación.nueva, diapositivas.nueva, diapositiva.nueva
• Formularios de Google: forms.new, form.new
• Google Keep: guardar.nuevo, notas.nuevas, nota.nueva
• Google Calendar: reunion.nueva, cal.nueva
• Reunión de Google: meet.new

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