Cómo guardar cualquier archivo como PDF

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CyberGuy Cómo mover fotos del iPhone

El experto en tecnología Kurt Knutsson te revela cómo mover fácilmente fotos y vídeos de tu iPhone para proteger de forma segura tus momentos favoritos.

El Formato de Documento Portátil (PDF) es uno de los formatos de archivo más utilizados para almacenar y compartir documentos. Tiene sentido, ya que los PDF son un formato de archivo universal que mantiene el diseño, las fuentes, los colores y las imágenes independientemente del dispositivo utilizado para leerlos. Mucha gente utiliza los PDF para enviar currículos, recibos, entradas, contratos y trabajos escolares porque garantizan que los documentos tendrán el mismo aspecto independientemente de quién los abra.

Además, a diferencia de los formatos propietarios, como docx, xlsx y pptx, es menos probable que desaparezcan. También son uno de los archivos más fáciles de proteger y cifrar en caso de que envíes información sensible.

¿Y lo mejor? Puedes convertir casi cualquier documento de texto o imagen en un PDF. Veamos algunas formas populares de hacerlo.

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Kurt Knutsson explica cómo guardar cualquier archivo como PDF. REUTERSHannah Beier)

Guardar archivos como PDF en el escritorio

Si utilizas Windows o Mac, hay una opción integrada que te permite guardar un archivo como PDF con unos pocos clics. Este método suele funcionar con archivos como documentos de texto, imágenes y correos electrónicos.

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Windows

Puedes utilizar la función de impresión de muchas aplicaciones de Windows para guardar un archivo como PDF.

• Abre el archivo en su aplicación por defecto.
• Haz clic en Archivo > Imprimir, haz clic en el icono de la impresora o pulsa Ctrl + P.
• En la ventana de diálogo de impresión, selecciona Microsoft Imprimir en PDF en el menú desplegable Impresora.
• Haz clic en Imprimir.

Windows ofrece una forma integrada de guardar un archivo como PDF. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

Mac

Al igual que Windows, muchas aplicaciones de macOS te permiten guardar archivos como PDF al imprimirlos.

• Abre el archivo en su aplicación por defecto.
• Haz clic en Archivo > Imprimir, haz clic en el icono de la impresora o pulsa Comando + P.
• En la ventana de diálogo de impresión, haz clic en PDF en la esquina inferior izquierda y elige dónde guardarlo.
• Haz clic en Guardar.

Chromebook

Tanto si estás viendo un documento, una imagen o una página web (incluso en una aplicación de Android), siempre que la aplicación en la que lo hayas abierto admita la impresión, podrás guardarlo como PDF.

• Abre el archivo.
• Haz clic en Archivo > Imprimir, haz clic en el icono de la impresora o pulsa Ctrl + P.
• En la ventana de diálogo de impresión, selecciona Guardar como PDF en el menú desplegable Destino para seleccionar impresoras.
• Haz clic en Guardar.

Guardar archivos como PDF en el móvil

En Android e iPhones, puedes aprovechar la función Compartir para guardar archivos como PDF. Además, sólo necesitas unos pocos toques.

Android

Hay varias formas de exportar un archivo como PDF en Android, siendo la opción más sencilla la función de imprimir al compartirlo.

Los ajustes pueden variar dependiendo del fabricante de tu teléfono Android. 

• Abre el archivo en la aplicación por defecto.
• Toca el icono Compartir.
• Pulsa Imprimir.
• Pulsa el botón PDF para descargarlo.

iPhone

En el iPhone, puedes guardar un archivo como PDF en apps como Fotos, Archivos y Notas. Estos son los pasos generales:

• Abre el archivo.
• Toca el icono Compartir.
• Pulsa Imprimir para ver una vista previa en PDF del archivo.
• Toca el icono Compartir.
• Pulsa Guardar en Archivos.
• A continuación, pulsa "Guardar" en la esquina superior derecha de la pantalla.

Puedes guardar un archivo como PDF en tu iPhone o Android. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

Guardar un archivo como PDF en aplicaciones y servicios en la nube

Muchas aplicaciones y servicios online ofrecen herramientas integradas para convertir archivos a formato PDF, tanto si utilizas suites ofimáticas populares como servicios basados en la nube. Veamos las opciones disponibles en varias plataformas.

Si utilizas aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, puedes simplemente guardar el archivo como PDF.

• Abre el archivo.
• Haz clic en Archivo > Guardar como.
• En la ubicación donde se guardará el PDF, establece el tipo de archivo desplegable en PDF.
• Haz clic en Guardar.

Sigue estos pasos para guardar un documento como PDF en Microsoft Word. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

Para las aplicaciones de Google Workspace, como Docs, Sheets y Slides, puedes descargarlas como PDF:

• Abre el archivo.
• Haz clic en Archivo
• A continuación, pulsa Descargar,
• A continuación, haz clic en el Documento PDF.

Si quieres guardar una página web en navegadores como Chrome, Edge y Firefox, sigue los pasos que se indican a continuación:

• Abre la página web.
• Haz clic en el icono de tres puntos o en el icono de tres líneas de la esquina superior derecha.
• Haz clic en Imprimir.

Incluso una página web puede guardarse y exportarse como archivo PDF. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

• Configura la impresora o el destino para Guardar como PDF.
• Haz clic en Guardar.

Sigue estos pasos para guardar un documento como PDF en el navegador de Internet Edge. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

En Adobe Acrobat Reader, sigue los pasos que se indican a continuación (ten en cuenta que necesitas una suscripción Premium para utilizar esta función):

• Abre el archivo en Adobe Acrobat Reader. Se convertirá automáticamente en PDF.
• Pulsa Ctrl + S en Windows o Comando + S en Mac para guardar el PDF.

Los anotadores como Evernote, OneNote y Notion también te permiten exportar archivos como PDF. Por ejemplo, en Notion, tienes que hacerlo así:

• Haz clic en el icono de tres puntos de la esquina superior derecha.
• Haz clic en Exportar.
• Selecciona PDF en el desplegable Formato de exportación.
• Haz clic en Exportar.

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Convertir un archivo a PDF online

Puedes convertir archivos a PDF utilizando herramientas de conversión online. Para convertir un archivo en PDF utilizando CloudConvert, sigue los pasos que se indican a continuación:

• Visita https://cloudconvert.com/
• Haz clic en Seleccionar archivo.
• Selecciona el archivo que quieres convertir en tu ordenador o teléfono.
• Selecciona PDF en el desplegable Convertir a. Puedes subir más de un archivo.
• Haz clic en Convertir.
• Haz clic en Descargar.

Aunque estos sitios ofrecen una forma cómoda de convertir archivos a PDF, es mejor evitar subir documentos confidenciales como declaraciones de la renta, historiales médicos, estados financieros, contratos legales o documentos de identificación personal. Esto se debe a que pueden almacenar copias de esos archivos en sus servidores, lo que significa que pueden ser vulnerables a brechas de seguridad o accesos no autorizados. Para ello, utiliza herramientas integradas o aplicaciones de confianza (cualquiera de las mencionadas anteriormente servirá).

Guardar documentos físicos como archivos PDF

Encontrarás muchas aplicaciones para escanear documentos y guardarlos como PDF en Android y iPhone. La mejor que se menciona a menudo es Adobe Scan, que puedes descargar en App Store o Google Play.

A continuación te explicamos cómo utilizarlo.

• Abre el Adobe Scan.
• Si es la primera vez que lo abres, tendrás que iniciar sesión con tu Apple (sólo iPhone), Google o Facebook .
• Toca el círculo blanco de la parte inferior central de la pantalla para escanear el documento.
• Pulsa Guardar PDF en la esquina inferior derecha.

Trabajar con PDF

Una vez que hayas guardado tu archivo como PDF, es posible que quieras realizar varias acciones para hacerlo más útil o seguro. A continuación te explicamos cómo trabajar eficazmente con tus archivos PDF.

Fusionar PDFs

Puedes utilizar herramientas online para fusionar PDFs gratis.

• En tu ordenador, ve a https://acrobat.adobe.com/link/acrobat/combine-pdf.
• Arrastra y suelta los PDF que quieras fusionar en la ventana del navegador.

El sitio web de Adobe ofrece un método gratuito para combinar archivos PDF. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

• Puedes reordenar los PDF arrastrándolos a la posición que desees.
• Haz clic en Combinar en la esquina superior derecha.

El sitio web de Adobe permite combinar PDFs y organizarlos en cualquier orden. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

Reducir PDF

Adobe también tiene una herramienta en línea que puedes utilizar libremente para comprimir PDFs.

• En tu ordenador, ve a https://www.adobe.com/acrobat/online/compress-pdf.html.
• Arrastra y suelta el PDF que quieras comprimir en la ventana del navegador.
• Haz clic en Comprimir en la esquina inferior derecha.

Proteger tus PDF con contraseña

También puedes proteger tus PDF con contraseña de forma gratuita en el sitio web de Adobe siguiendo los pasos que se indican a continuación.

• En tu ordenador, ve a https://acrobat.adobe.com/link/acrobat/protect-pdf.
• Arrastra y suelta el PDF que quieras comprimir en la ventana del navegador.
• Introduce la contraseña en Establecer contraseña. Introduce la misma contraseña en Confirmar contraseña.
• Haz clic en Establecer contraseña en la esquina inferior derecha.

Puedes proteger un PDF con una contraseña en el sitio web de Adobe. (Kurt "CyberGuy" Knutsson)

Firmar PDF

Hay muchas formas de firmar un documento, y la más sencilla es utilizar Adobe Acrobat Reader.

• Abre el PDF en Adobe Acrobat Reader en tu ordenador.
• Selecciona la pestaña Firma electrónica.
• Haz clic en Añadir firma o Añadir iniciales en la sección RELLENAR Y FIRMAR TU MISMO del menú de la izquierda.
• Escribe tu firma o iniciales en la ventana de diálogo. También puedes dibujarla si tienes una tableta gráfica o añadir una imagen de la misma. Sólo tienes que cambiar a la pestaña Dibujar o Imagen.
• Haz clic en Aplicar.
• En la barra de herramientas situada a la izquierda del área del documento, haz clic en el icono del lápiz.
• Selecciona tu firma o iniciales enel menú que aparece a la derecha.
• Coloca el cursor, que ahora tendrá el aspecto de tu firma o iniciales, donde quieras firmar y haz clic para insertar la firma.

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Conclusiones clave de Kurt

Como puedes ver, guardar cualquier archivo como PDF es fácil, independientemente de tu dispositivo o plataforma. Basta con unos pocos clics o toques. Utiliza los PDF cuando quieras compartir documentos sin perder sus elementos de formato. Recuerda seguir las mejores prácticas al compartirlos, especialmente si contienen información sensible. Siempre puedes añadir una capa adicional de seguridad protegiendo con contraseña o encriptando tus PDF.

¿A qué otro formato te gusta convertir archivos para almacenarlos y compartirlos? Háznoslo saber escribiéndonos a CyberGuy.com.

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