Cómo guardar cualquier archivo como PDF

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«CyberGuy»: Cómo transferir fotos desde un iPhone

El experto en tecnología Kurt Knutsson revela cómo transferir fácilmente fotos y vídeos desde tu iPhone para proteger de forma segura tus momentos favoritos.

El formato de documento portátil (PDF) es uno de los formatos de archivo más utilizados para almacenar y compartir documentos. Tiene sentido, ya que los PDF son un formato de archivo universal que mantiene el diseño, las fuentes, los colores y las imágenes independientemente del dispositivo que se utilice para leerlos. Muchas personas utilizan los PDF para enviar currículos, recibos, entradas, contratos y documentos escolares, ya que garantizan que los documentos se vean igual independientemente de quién los abra.

Además, a diferencia de los formatos propietarios, como docx, xlsx y pptx, es menos probable que desaparezcan. También son uno de los archivos más fáciles de proteger y cifrar en caso de que envíes información confidencial.

¿Lo mejor de todo? Puedes convertir prácticamente cualquier documento de texto o imagen en un PDF. Veamos algunas formas populares de hacerlo.

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Kurt Knutsson explica cómo guardar cualquier archivo en formato PDF. (Hannah )

Guardar archivos como PDF en el escritorio

Si utilizas Windows o Mac, hay una opción integrada que te permite guardar un archivo como PDF con unos pocos clics. Este método suele funcionar con archivos como documentos de texto, imágenes y correos electrónicos.

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Ventanas

Puedes utilizar la función de impresión en muchas aplicaciones de Windows para guardar un archivo como PDF.

• Abre el archivo en tu aplicación predeterminada.
• Haz clic enArchivo > Imprimir, haz clic en elicono de la impresora o pulsaCtrl + P.
• En la ventana del cuadro de diálogo de impresión, seleccionaMicrosoft Print to PDF en el menú desplegableImpresora.
• Haz clic enImprimir.

Windows ofrece una función integrada para guardar un archivo como PDF. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

Mac

Al igual que Windows, muchas aplicaciones de macOS te permiten guardar archivos como PDF al imprimirlos.

• Abre elarchivo en tu aplicación predeterminada.
• Haz clic enArchivo > Imprimir, haz clic en elicono de la impresora o pulsaComando + P.
• En la ventana del cuadro de diálogo de impresión, haz clicen PDF enla esquina inferior izquierda y elige dónde deseas guardarlo.
• Haz clic enGuardar.

Chromebook

Tanto si estás viendo un documento, una imagen o una página web (incluso en una aplicación de Android), siempre que la aplicación en la que lo hayas abierto admita la impresión, podrás guardarlo como PDF.

• Abre elarchivo.
• Haz clic enArchivo > Imprimir, haz clic en elicono de la impresora o pulsaCtrl + P.
• En la ventana del cuadro de diálogo de impresión, seleccionaGuardar como PDF en el menú desplegableDestino para seleccionar impresoras.
• Haz clic enGuardar.

Guardar archivos como PDF en el móvil

En Android y iPhone, puedes aprovechar la función para compartir y guardar archivos como PDF. Además, solo se necesitan unos pocos toques.

Android

Hay varias formas de exportar un archivo como PDF en Android, siendo la opción más sencilla la función de impresión al compartirlo.

La configuración puede variar en función del fabricante de tu teléfono Android. 

• Abre elarchivo en la aplicación predeterminada.
• Toca elicono Compartir.
• TocaImprimir.
• Pulsa el botónPDF para descargarlo.

iPhone

En el iPhone, puedes guardar un archivo como PDF en aplicaciones como Fotos, Archivos y Notas. Estos son los pasos generales:

• Abre el archivo.
• Toca elicono Compartir.
• TocaImprimir para ver una vista previa en PDF del archivo.
• Toca elicono Compartir.
• TocaGuardar en archivos.
• A continuación, pulsa «Guardar» en la esquina superior derecha de la pantalla.

Puedes guardar un archivo como PDF en tu iPhone o Android. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

Guardar un archivo como PDF en aplicaciones y servicios en la nube

Muchas aplicaciones y servicios en línea ofrecen herramientas integradas para convertir archivos a formato PDF, tanto si utilizas paquetes ofimáticos populares como servicios basados en la nube. Veamos las opciones disponibles en diversas plataformas.

Si utilizas aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, puedes guardar el archivo como PDF.

• Abre el archivo.
• Haz clic enArchivo > Guardar como.
• En la ubicación donde se guardará el PDF, configura el menú desplegable de tipo de archivo enPDF.
• Haz clic enGuardar.

Sigue estos pasos para guardar un documento como PDF en Microsoft Word. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

Las aplicaciones de Google , como Docs, Sheets y Slides, se pueden descargar en formato PDF:

• Abre elarchivo.
• Haz clic enArchivo. 
• A continuación, pulsaDescargar.
• A continuación, haz clic en eldocumento PDF.

Si deseas guardar una página web en navegadores como Chrome, Edge y Firefox, sigue los pasos que se indican a continuación:

• Abre lapágina web.
• Haz clic en elicono de tres puntos o enel icono de tres líneas situado en la esquina superior derecha.
• Haz clic enImprimir.

Incluso una página web se puede guardar y exportar como archivo PDF. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

• Configurala impresora oel destino paraguardar como PDF.
• Haz clic enGuardar.

Sigue estos pasos para guardar un documento como PDF en el navegador de Internet Edge. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

En Adobe Acrobat Reader, sigue los pasos que se indican a continuación (ten en cuenta que necesitas una suscripción premium para utilizar esta función):

• Abre el archivo en Adobe Acrobat Reader. Se convertirá automáticamente a PDF.
• PresionaCtrl + S en Windows oComando + S en Mac para guardar el PDF.

Las aplicaciones para tomar notas como Evernote, OneNote y Notion también te permiten exportar archivos en formato PDF. Por ejemplo, en Notion, debes hacerlo de la siguiente manera:

• Haz clic en elicono de tres puntos situado en la esquina superior derecha.
• Haz clic enExportar.
• SeleccionaPDF en el menú desplegableFormato de exportación.
• Haz clic enExportar.

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Convertir un archivo a PDF en línea

Puedes convertir archivos a PDF utilizando herramientas de conversión en línea. Para convertir un archivo a PDF con CloudConvert, sigue los pasos que se indican a continuación:

• Ve a https://cloudconvert.com/
• Haz clic enSeleccionar archivo.
• Selecciona el archivo que deseas convertir en tu computadora o teléfono.
• SeleccionaPDF en el menú desplegableConvertir a. Puedes cargar más de un archivo.
• Haz clic enConvertir.
• Haz clic enDescargar.

Aunque estos sitios web ofrecen una forma cómoda de convertir archivos a PDF, es mejor evitar subir documentos confidenciales como declaraciones de impuestos, historiales médicos, estados financieros, contratos legales o documentos de identificación personal. Esto se debe a que pueden almacenar copias de esos archivos en sus servidores, lo que significa que pueden ser vulnerables a violaciones de seguridad o accesos no autorizados. Para estos casos, utiliza herramientas integradas o aplicaciones de confianza (cualquiera de las mencionadas anteriormente servirá).

Guarda los documentos físicos como archivos PDF.

Encontrarás muchas aplicaciones para escanear documentos y guardarlos en formato PDF en Android y iPhone. La mejor, según se suele decir, es Adobe Scan, que puedes descargar en la App Store o en Google .

A continuación te explicamos cómo utilizarlo.

• AbreAdobe Scan.
• Si es la primera vez que lo abres, tendrás queiniciar sesión con tu Apple (solo iPhone), Google o Facebook .
• Toca elcírculo blanco situado en la parte inferior central de la pantalla para escanear el documento.
• TocaGuardar PDF en la esquina inferior derecha.

Trabajar con archivos PDF

Una vez que hayas guardado tu archivo como PDF, es posible que desees realizar varias acciones para que sea más útil o seguro. A continuación te explicamos cómo trabajar con tus archivos PDF de forma eficaz.

Combinar archivos PDF

Puedes utilizar herramientas en línea para fusionar archivos PDF de forma gratuita.

• En tu ordenador, ve a https://acrobat.adobe.com/link/acrobat/combine-pdf.
• Arrastra y suelta los archivos PDF que deseas combinar en la ventana del navegador.

El sitio web de Adobe ofrece un método gratuito para combinar archivos PDF. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

• Puedes reorganizar los archivos PDF arrastrándolos a la posición que desees.
• Haz clic enCombinar en la esquina superior derecha.

El sitio web de Adobe permite combinar archivos PDF y organizarlos en cualquier orden. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

Reducir archivos PDF

Adobe también tiene una herramienta en línea que puedes usar libremente para comprimir archivos PDF.

• En tu ordenador, ve a https://www.adobe.com/acrobat/online/compress-pdf.html.
• Arrastra y suelta el PDF que deseas comprimir en la ventana del navegador.
• Haz clic enComprimir en la esquina inferior derecha.

Proteger tus archivos PDF con una contraseña

También puedes proteger con contraseña tus archivos PDF de forma gratuita en el sitio web de Adobe siguiendo los pasos que se indican a continuación.

• En tu ordenador, ve a https://acrobat.adobe.com/link/acrobat/protect-pdf.
• Arrastra y suelta el PDF que deseas comprimir en la ventana del navegador.
• Introduce la contraseña enEstablecer contraseña. Introduce la misma contraseña enConfirmar contraseña.
• Haz clic enEstablecer contraseña en la esquina inferior derecha.

Puedes proteger un PDF con una contraseña en el sitio web de Adobe. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)

Firmar archivos PDF

Hay muchas formas de firmar un documento, y la más fácil es utilizar Adobe Acrobat Reader.

• Abre el PDF en Adobe Acrobat Reader en tu ordenador.
• Selecciona la pestaña«Firma electrónica ».
• Haz clic enAñadir firma oAñadir iniciales en la secciónRELLENAR Y FIRMAR TÚ MISMO del menú de la izquierda.
• Escribe tufirma o iniciales enla ventana de diálogo. También puedes dibujarla si tienes una tableta gráfica o añadir una imagen de la misma. Solo tienes que cambiar a la pestañaDibujar oImagen.
• Haz clic enAplicar.
• En la barra de herramientas situada en la parte izquierda del área del documento, haz clic en elicono del lápiz.
• Selecciona tufirma o iniciales enel menú que aparece a la derecha.
• Coloca el cursor, que ahora tendrá el aspecto de tu firma o iniciales, en el lugar donde deseas firmar y haz clic parainsertar la firma.

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Conclusiones clave de Kurt

Como puedes ver, guardar cualquier archivo como PDF es fácil, independientemente del dispositivo o la plataforma que utilices. Solo se necesitan unos pocos clics o toques. Utiliza archivos PDF cuando quieras compartir documentos sin perder sus elementos de formato. Recuerda seguir las prácticas recomendadas al compartirlos, especialmente si contienen información confidencial. Siempre puedes añadir una capa adicional de seguridad protegiendo con contraseña o cifrando tus archivos PDF.

¿A qué otro formato te gusta convertir los archivos para almacenarlos y compartirlos? Cuéntanoslo escribiéndonos a CyberGuy.com.

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